He aquí, una pequeña Guía, con los pasos a seguir para formular un proyecto, algunas definiciones, burdas para algunos, importantísimas para otros. Me interesa que lo sepan y así a la hora de pararse frente a una 3ª persona, conozcan conceptos algo más técnicos y posean un valor agregado frente a otros fotógrafos, postulantes, participantes, etc.
Primero, Algunas Definiciones:
-Proyecto: Ideas en conjunto, y en este caso en particular escritas y preparadas para su presentación frente a 3ªs personas, para su evaluación y aprobación para su realización.-
-Patrocinio: El Acto de aportar en forma directa para la producción o el desarrollo propiamente tal de una causa, actividad, evento, etc. MONETARIAMENTE, u en objetos y servicios, sin cobrar alguna especie de remuneración inmediata o a corto plazo.
-Auspicio: El Acto de aportar a una causa, actividad, evento, etc. SIMBOLICAMENTE, otorgando solo el respaldo como institución, imagen corporativa, Nombre de Fantasía, etc. Excluyendo cualquier tipo de Aporte nombrado en la definición anterior.
-Contrapartida: Dinero, Objeto, servicio, actividad, etc, que ofrezcamos a la persona a quien se le solicita aporte en forma de "contrapesar" lo que se le solicita. Lo que se ofrece o se tiene para dar o realizar "a cambio le ofrecemos", "a cambio contamos con".
De entre estas, puede ser llamado contrapartida, la valorización monetaria de las habilidades o competencias de personas, servicios voluntarios, etc.
-Fondos Concursables:: Llamado a Concurso, mediante una especie de "licitación" de proyectos, regidos por bases y formularios estrictos, los cuales básicamente tienen como fin, otorgar dinero para la realización de proyectos, actividades, eventos, etc. Existen, Públicos y Privados.
-Anexos: Material de apoyo necesario, para la realización y/o aprobación del proyecto, pueden ser: Cartas, fotografías, encuestas, testimonios, Videos, CDs, etc.
-Resumen Ejecutivo, Dossier: Pequeño resumen del proyecto escrito, no superior a 2 Hojas, sin contar los Anexos, preparado graficamente para su presentación a la hora de solicitar aportes externos.
Ejemplo de los Anteriores:
1.-Estoy organizando una muestra fotográfica y voy a los Representantes de Nikon en Chile a solicitar aportes.
a)Si estos me ofrecen los Cuadros para exponer mis fotografías, esto vendría siendo un aporte en calidad de Patrocinio.
b)Si estos me ofrecen, que la muestra lleve el nombre de "Nikon" en el nombre, o publicidad, el aporte sería en calidad de Auspicio.
c)Si estos me ofrecen un descuento por la compra de los cuadros, es un aporte en calidad de Auspicio.
d)Mi contrapartida podría ser en este caso, ofrecer productos Nikon durante la Exposición, dar a conocer la responsabilidad social empresarial que maneja Nikon Chile al patrocinar o auspiciar un evento de tal caracter, etc.
2.-Estoy organizando un concurso de fotografía digital y voy a los Representantes de Nikon en Chile a solicitar aportes.
a)Si estos me ofrecen dinero o los medios comunicacionales (facilitación de lineas telefónicas, uso de Compusha ohdores, etc.) para realizar gastos operaciones de gestión del concurso, es un aporte en calidad de Patrocinio.-
b)Si estos me ofrecen una camara fotográfica para regalarla como premio al final del concurso, es un aporte en calidad de Auspicio
c)La contrapartida que podría ofrecer en este caso, podría ser la misma especificada anteriormente.
Segundo, la estructura de un proyecto:
A continuación, les describo una Regla General para la descripción de un proyecto. En mi experiencia, todas estas estructuras estan regidas por el formulario de postulación, que practicamente te piden lo mismo pero con diferentes nombres y enunciados.
Es trabajo de UDs, saber que preguntan, pero sabiendo estas claves, no deberían tener problemas.
A grandes rasgos, antes de especificar, estructuralizaremos el cuerpo de un proyecto, haciendonos estas preguntas:
1.- ¿Qué?
2.-¿Por qué?
3.-¿Para qué?
4.-¿Para quién?
5.-¿Como?
6.-¿Donde y ¿Cuando?
7.-¿Con qué?
- ¿Que?
En esta sección se incluirán o describiran los siguientes temas:
-TITULO
-INTRODUCCIÓN
-INFORMACIÓN GENERAL (Entidad Organizadora, Representante, Coordinadores, numeros de contacto, correos electrónicos, etc).
Observaciones:
-El titulo debe ser llamativo, porfavor no pongan cuando presenten proyectos "Proyecto de fotografía", sino algo casi bordeando lo cursi. Un ejemplo para una exposición fotográfica podría ser "La Fotografía Habla".
-La Introducción debe ser corta, un máximo de 10 líneas precisando lo que se quiere hacer, para así evitar redundear con las futuras descripciones o argumentos del proyecto.
-Es valido tomar en cuenta que la presentación de un proyecto, no es un informe de colegio o universidad, olvidense de poner su nombre en la portada.
-¿Por qué?
En esta sección se incluirán o describiran los siguientes temas:
-ANTECEDENTES
-MARCO REFERENCIAL PARTICULAR
-IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA Y DIAGNÓSTICO
-JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO
Observaciones:
-En Antecedentes, es fundamental dar a conocer hechos concretos de la problemática que se presenta en el proyecto.
-En el Marco referencial particular, debemos describir el por qué, y fundamentar el "derecho" o necesidad que tenemos para plantear y resolver la problemática expuesta.
-En la Identificación del problema y Diagnóstico, debemos plantear los efectos de la problemática y la realidad que ocurre, sin la puesta en práctica de las posibles soluciones.
-La justificación del proyecto describirá como intervendrá en la problemática, la solución planteada.
¿Para Qué?]
En esta sección se incluirán o describiran los siguientes temas:
-OBJETIVO GENERAL
-OBJETIVOS ESPECÍFICOS
-RESULTADOS (Corto, mediano y Largo Plazo)
Observaciones:
-El o los Objetivos generales, siempre empiezan con un verbo conjugado en infinitivo "ar", "er", "ir".
-Por cada Objetivo general, deben exisitr a lo menos, tres objetivos específicos, y estos deben ser MEDIBLES, controlables.
-Los resultados, deben ser descritos de forma cualitativa y cuantitativa
¿Para Quién?
En esta sección se incluirán o describiran los siguientes temas:
-BENEFICIARIOS DIRECTOS
-BENEFICIARIOS INDIRECTOS
Observaciones:
-Los Beneficiarios directos seran las personas que tengan sean favorecidos en la solución de la problemática expuesta por el contacto directo con la realización del proyecto, en cambio los indirectos sera todo lo contrario.
¿Como?
En esta sección se incluirán o describiran los siguientes temas:
-PLAN DE PRODUCCIÓN (Diseño del Plan, Pre-Producción, Ejecución, Postproducción).
-PLAN DE DIFUSIÓN
-CARTA GANTT
Observaciones:
-El plan de producción, se debe describir, antes durante y despues las actividades a realizar, como se controlaran, y como se evaluaran.
-En el plan de disfusión, debe expresarse los medios y ojala ejemplos de lo que se utilizara para difundir el proyecto o sus fines. (impresos, vía web, radio-difusión, etc.)
-La carta Ghantt es una representacion "gráfica", como un calendario de las actividades a realizar, con la finalidad de ordenar las tareas y el responsable del cumplimiento de ellas.
¿Donde y Cuando?
En esta sección se incluirán o describiran los siguientes temas:
-LOCALIZACIÓN FISICA
-FECHA
Observaciones:
-En esta sección, debe describirse, las condiciones de la locación, las garantías que ofrece el ocupamiento del lugar para la realización del proyecto, su dirección, etc.
-Debe estipularse la fecha exacta de la realización del proyecto, de no tenerse estimar una.
¿Con qué?
En esta sección se incluirán o describiran los siguientes temas:
-RECURSOS TÉCNICOS
-RECURSOS MÁTERIALES
-RECURSOS MONETARIOS
Observaciones:
-Se deben nombrar los recursos, o conocimientos técnicos y materiales que serán utilizados en la sección de Plan de Producción y Plan de Difusión.
-En los recursos monetarios se debe estipular, mediante una planilla detallada en excel, los gastos que deberán realizarse para llevar a cabo en el proyecto, dividiendolos por Sub-ítemes (humanos, honorarios, tecnicos, etc.). A demás en esta sección se debe calcular, si es necesario una contrapartida económica para hacer que nuestro proyecto sea mas "viable".
Observaciones personales y Consejos Generales:
-Nuestra Contrapartida, SIEMPRE, para que nuestro proyecto sea rentable a la hora de solicitar fondos, debe ser suprior al 50% +1, del fondo solicitado.
-A la hora de Solicitar Patrocinios o Auspicios, se debe tener muchisimo cuidado. Siempre es bueno contar con un respaldo, no lleguen hola, soy xxx y tengo esta idea, nombren también que solicitan su ayuda y que "estan tramitando" o "ya cuentamos con el respaldo de..." Esto debe ser majestuosamente calculado, pues generalmente las empresas privadas, tienden a pensar en "ok, si va este, yo también apoyo" o al contrario, "va este, es competencia, NO VOY".-
-A la hora de Solicitar una reunión, lo primero y más importante en el comienzo es intentar leer a la persona con la que estas comunicandote, si es una persona "visual", la vas a identificar al momento, de estar hablando con ella se distrae o notan que no pone atención a lo que le dices. Si es una persona "Técnica", vas a notar que te va apedir respaldo o ideas escritas, un fundamento o simplemente buscar con la vista la carta o el dossier que le lleves.
-Si estas en presencia de una persona visual, tu DOSSIER va a ser fundamental, llevar fotografías o ideas ilustradas siempre es bueno, textos cortos e ilustrativos.
-Si es técnica, deberás tener un Dossier bastante estructurado, evitando el uso excesivo de imagenes y en lo posible una carta de presentación.
-Personalmente, me ha tocado de todo, siempre elaboro un Dossier no muy cargado de imagenes, pero bien cortito y anexo fotografías, incluso una vez añadí modelamientos en 3D acerca de una estructura que queriamos construir, así procuras tener los dos extremos cubiertos.
-Siempre, Siempre, pero SIEMPRE, recuerden, que su contrapartida, debe interesarles, no ofescan peras cuando la persona a la que le estas pidiendo ayuda vende manzanas. Me he visto en casos en donde hasta se han reido de mi cuando digo "responsabilidad social empresarial" o "caridad".
-Tomen en cuenta siempre, que estan frente a personas que tienen como labor, en el caso de solicitar patrocinio o auspicio al sector privado, generar utilidades para su empresa, NO ayudarlos a UDs, espor eso que debe recalcarse siempre que su contrapartida puede favorecerles en ese ámbito, es trabajo de Uds, pensar como se lo van a exponer.
-Sean Cordiales por sobre todo, aunque los esten echando "casi a patadas", el mal rato se olvida, la imagen queda por arto rato, me han llamado de empresas despues de haberme rechazado propuestas, por el interes de trabajar conmigo en proyectos que les han salido a futuro.
-Cuando postulen a proyectos de fondos concursables ofrecidos por entidades públicas, siempre es bueno contar con cartas de apoyo, acuerdense que los colores valen mucho, una carta de respaldo de su universidad, dirigente social, presidente de la junta de vecinos, jefe administrativo etc, va a pesar un maní o una tonelada dependiendo del color político de la cual venga esa carta. (Denuevo, juntar peras con peras y manzanas con manzanas).
-Muchas veces algunos formularios son super simples, no les piden toda información o no tienen la misma estructura que yo les estoy dando, recuerden si el formulario a llenar es pequeño, conserven solo lo que les sirva, no se excedan, sobre todo en organismos públicos, sencillamente NO tienen el tiempo para leer un proyecto de 50 paginas, se van a aburrir y se los van a desechar, me ha pasado.
-A la hora de reunirse con una persona, la presentación lo es TODO, las primeras apariencias pueden determinar el resultado de su reunión, si se ponen nerviosos, no tengan miedo en decirlo, se va alivianar el ambiente o le vas a dar un aire de superioridad a la otra parte, y eso también es bueno para conseguir el fin que buscan.
-Lean SIEMPRE, las bases de los proyectos a los que postulen, SI, también me ha pasado que me han descalificado por salirme de las bases de los proyectos ofrecidos (incluso una vez que lo tenía ganado por dentro).
Espero mi experiencia les sea de utilidad,
Éxito!!
